やちよプランニング

そもそもウチ、何が課題何だろう?と迷ったときは

先日、あるクライアントさんから
「社内の仕組みをなんとかしたい」
と相談がありました。

ちなみに、このクライアントさんは
社員数は数名の会社で
決して今の業務がまわっていないわけではありません。

クライアントさんも
「まだまだ改善の余地がある感じがする」
だけど、
どこをどうすればいいのかは
見えてこないといった状態です。

あ~、わかる

といった声も聞こえてきそうですが……
(実際、結構多いです)

こういったケースではほとんどの場合、
暗黙知が課題解決の邪魔をしています。

暗黙知は名前の通り、
明文化・共有されていない知識です。

仕事の場合、
ある人だけが持っているノウハウや
部署のなかで高度に独自化しすぎた知識とかですね。

高度な知識やノウハウが
社内にあること自体は
良いことなのに間違いありません。

問題はそれが表に出てきていないことです。

暗黙知が多いと業務自体はまわっているのに
全体像が見えてこないということが起こります。

だから、
「改善の余地がある感じがする」
となるんですね。

これを解決するためには
暗黙知を表に出すことなのですが、
実はこれが簡単にはいかないんです。

暗黙知は高度になりすぎると
「なにが暗黙知かわからなくなる」んです。

ウソみたいな話ですが
本当のことです。

わかりやすい例が新人研修、あるいはOJTです。

新入社員に業務を教えようとすると
予想外のところで思わぬ失敗をやらかすのは
その業務にかなりの割合で暗黙知があるからだったりします。

教える側は
「このくらいわかるだろう」と思って説明を省いてしまう。
ところが、教わる側(新入社員)は肝心な部分の説明がないので
「???」になる。

新人研修あるあるです。

では、これを解消するためには
どうすればよいでしょうか?

解決にはタスクを細分化するしかありません。

え?そんなことやっている。と思われるかもですが、
実はこれ、すごく難しいです。

どのくらい難しいかというと……
ちょっと実験してみましょう。

「昨日、日本に来たばかりの外国人新入社員に
 資料を得意先にレターパックで送ってもらう」

このタスクを可能な限り細分化してみてください。
どのくらいタスクが出てくるでしょうか?

もし細分化した結果が10個程度なら
暗黙知が盛り盛りの状態です。

会社の業務の流れや
レターパックを買いに行く必要の有無などで
タスクの数は変わってきますが
しっかり細分化すれば50個くらい余裕で出てきます。

もし、これだけ細分化できれば、
どこに課題があるかが一目瞭然になります。

ここまでできればあとはシンプルで、
どう最適化するかを検討していくだけで
業務の仕組み化はあっという間に進みます。

かなり有効なやり方ですので、
ぜひ試してみてください。

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